L’équipe du pôle documentation et archives est à la disposition d’Ecolo et du grand public :

 Pour toutes les recherches documentaires et d’informations (du dernier communiqué de presse sorti en passant par une recherche d’un document d’archives (fonds des cabinets ou autres) à une recherche documentaire comparant plusieurs législations européennes par exemple).
 Pour vous informer des publications et articles de revues qui sortent sur les matières qui vous intéressent.
 Pour vous conseiller sur l’organisation de vos classements afin de gagner en efficacité et en temps.
 Pour vous conseiller lors de l’archivage de vos documents (en fin de législature ou lorsque vous manquez de place).

Nos coordonnées et horaires :

Marie-Laurence DUBOIS, documentaliste, responsable du centre de documentation et d’archives
Marie-laurence.dubois@etopia.be
081/24.23.05
à votre service du lundi au vendredi

Anne-Myriam DUTRIEUE, archiviste
Anne-myriam.dutrieue@etopia.be
081/24.23.07
présence le lundi, mardi, jeudi et vendredi en matinée.

Angela CAMBONI, assistante documentaliste et archiviste
081/24.23.00
Angela.camboni@etopia.be
à votre service le lundi – mardi – jeudi et vendredi

CONCRÈTEMENT

Notre service peut :

 Vous former à l’utilisation d’Alexandrie afin de vous permettre de retrouver facilement des documents (internes et externes) liés à vos thématiques.
 Vous aider à constituer un plan de classement qui vous permettra de ranger efficacement les nombreux documents (papiers et électroniques) que vous collecterez durant votre mandat.
 Vous conseiller quelques trucs et astuces afin que votre classement se réalise au jour le jour.
 Vous renseigner sur les services que le pôle documentation et archives peut vous rendre.

LES SERVICES :

1. Les recherches documentaires

Le centre de documentation peut vous être d’une aide précieuse dans votre travail, que ce soit :

1. Dans l’urgence, lorsque vous préparez des interventions parlementaires, des communiqués,… :
  recherche de textes législatifs récents ou anciens (arrêté, loi, décret, directive, etc.),
  recherche de documentation spécifique sur un thème dans les revues présentes dans notre fonds documentaire et sur le net,
  recherche d’adresses, de références, etc.
  etc.

2. Sur le long terme,
  Si vous nous faites part de vos thèmes de travail, nous pouvons récolter les informations et les documents existants sur ces sujets en Wallonie, en Belgique et à l’étranger. Exemples :
  Un collaborateur souhaite travailler sur la maltraitance des personnes âgées, nous effectuons la recherche sur ce qui se fait, comment, pourquoi…A partir de là, il peut lui-même prendre contact avec les associations trouvées et voir ce qui pourrait se faire.
  Vous recherchez la signification d’une abréviation, d’un sigle, une convention internationale, nous pouvons constituer un dossier reprenant la définition, le texte de la convention et des commentaires intéressants sur ce sujet.

2. Les dossiers documentaires

Suivant vos suggestions et besoins, nous pouvons constituer des dossiers documentaires sur des thématiques spécifiques (ex. : plafond de verre des femmes dans les entreprises, législations européennes sur les chiens dangereux).
Que peut-on trouver dans un dossier documentaire ?
  Une bibliographie des ouvrages et articles de revues disponibles dans notre fonds documentaire,
  Une comparaison des législations européennes ou internationales,
  Des documents de synthèse, des textes fondamentaux, etc.
  Les références des sites internet et des organismes traitant ce sujet,
  La liste des documents internes déposés au centre d’archives,
  Etc.

3. Alexandrie en ligne et la DSI (diffusion sélective d’information)

Depuis janvier 2007, la base de données Alexandrie est consultable en ligne (http://alexandrie.etopia.be). Elle permet aux utilisateurs (actuellement les personnes disposant d’une adresse @ecolo.be) qui disposent d’un identifiant et d’un mot de passe de :
  Consulter les références des documents (livres, articles dépouillés, mémoires, etc.) disponible dans notre fonds documentaire.
  Consulter les sommaires des revues disponibles au pôle documentation et archives. Lorsqu’un article vous paraît intéressant, vous le faites savoir à Angela qui vous envoit alors une copie papier de l’article demandé.
  Consulter les documents électroniques que nous avons téléchargés sur internet.
  Consulter les « archives courantes d’Ecolo », càd les productions d’Ecolo comme les communiqués et conférences de presse, les notes internes, les interventions parlementaires, les programmes, etc. Dans les mois à venir, l’encodage des archives courantes sera poursuivi et élargi à certaines personnes (secrétaires de groupes, etc.).
Cette base de données est donc un outil essentiel pour vos recherches d’informations internes et externes.
Chaque semaine une newsletter « les nouvelles du pôle doc et archives » vous parviendra dans votre boîte mail afin de vous informer des nouvelles acquisitions, des articles dépouillés dans les revues et des productions internes disponibles dans Alexandrie : c’est la DSI.
Vous avez également la possibilité de personnaliser l’interface, de créer des dossiers personnels, etc.

4. Les conseils pour l’organisation de vos classements et d’archives

L’équipe du pôle documentation et archives est également à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner afin de structurer au mieux votre classement individuel (papier et informatique). Un bon classement permet en effet de gagner en efficacité et en temps au quotidien, et à terme, de permettre un archivage pertinent de votre travail.
Pour cela, nous sommes disponibles pour répondre à toute question et vous fournir les conseils utiles à votre bon fonctionnement dès le début de votre entrée en fonction.

5. La veille documentaire

Suivant nos ressources internes et le temps disponible, notre objectif est aussi de suivre l’actualité de sites internet intéressants. Alexandrie permet une recherche sur les fils RSS, ce service sera développé dans les mois à venir. Nous comptons également suivre les actualités parlementaires des pays voisins afin de repérer les initiatives intéressantes.